헌법재판소 기록물 관리 규칙 시행내규

소관 부서 : 심판사무국 심판제도과

제정 2005.  2. 25   내규 제69호

전부개정 2007. 11. 28   내규 제90호

개정 2013.  3. 15  내규 제148호

2016. 10. 28  내규 제191호

제1장 총  칙

제1조(목적) 이 내규는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 및 「헌법재판소 기록물 관리 규칙」에서 위임된 사항과 그 시행에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2편 조직ㆍ운영  제6장 문서ㆍ기록

헌법재판소 기록물 관리 규칙 시행내규

제2조(각종 서식의 전산관리) 이 내규에서 정한 각종 서식은 특별한 사유가 없는 한 전자기록생산시스템 및 영구기록관리시스템으로 관리하여야 한다.

제2장 기록물생산

(추 12)

제3조(기록물의 등록) 「헌법재판소 기록물 관리 규칙」(이하 “규칙”이라 한다) 제12조제1항 및 제13조제2항에 따라 전자기록생산시스템에 기록물을 등록하여 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여하는 시점은 다음 각 호의 어느 하나에 따른다.

1. 결재권자가 결재하거나 보고받은 기록물에 대하여는 결재 또는 보고가 끝난 후 생산등록번호를 부여한다.

2. 규칙 제13조제1항제1호에 따라 등록하여 관리하여야 하는 반려된 문서 또는 재작성 전의 원본문서의 경우에는 반려된 직후 또는 재작성된 문서로 교체된 직후에 생산등록번호를 부여한다. 다만, 전자기록생산시스템이 반려 또는 재작성 전 문서를 원본의 첨부형태로 관리하는 경우에는 별도의 등록번호를 부여하지 않을 수 있다.

3. 사진․필름류의 시청각기록물에 대하여는 촬영물 중 보존대상 기록물로 적합한 작품을 선정한 후 생산등록번호를 부여한다.

4. 영화․비디오․오디오류의 시청각기록물에 대하여는 촬영․녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후 생산등록번호를 부여한다. 다만, 편집장비를 보유하지 않은 공공기관의 경우에는 편집되지 않은 상태의 기록물을 그대로 등록할 수 있다.

5. 접수기록물에 대하여는 접수와 동시에 접수등록번호를 부여한다.

6. 기록물관리기관이 직접 수집한 기록물의 경우에는 영구기록관리시스템에 의하여 획득된 시점에 등록번호를 부여한다.

제4조(생산․접수등록번호의 표기) ① 규칙 제12조제1항에 따른 기록물의 생산부서에서 부여하는 생산등록번호는 다음 각 호의 방법으로 표기한다.

1. 기안문․시행문 등 생산등록번호 또는 문서번호란이 설치되어 있는 기록물은 생산등록번호란 또는 문서번호란에 생산등록번호를 표기한다.

2. 생산등록번호란 또는 문서번호란이 설치되어 있지 않은 문서․카드류․도면류 등의 기록물은 그 기록물의 좌측 상단의 여백에 별표 1의 표시를 하여 생산등록번호를 표기한다.

3. 사진 또는 필름류의 기록물은 사진 뒷면이나, 그 사진․필름 등을 넣은 봉투 또는 그 사진․필름 등을 부착한 종이의 좌측 상단의 여백에 별표 1의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다. 다만, 동일한 내용의 사진과 필름 등에 대하여는 동일한 생산등록번호를 표기한다.

4. 테이프․디스크․디스켓류의 기록물에 대하여는 그 기록물과 그 보존용기에 별표 1의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다.

5. 그 밖에 기록물의 재질 또는 규격상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한 기록물에 대하여는 그 기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기에 별표 1의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다.

(추 2)

② 규칙 제12조제1항에 따라 기록물의 접수부서에서 부여하는 접수등록번호는 다음 각 호의 방법으로 표기한다.

1. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물은 접수번호란에 접수등록번호를 표기한다.

2. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물 외의 접수기록물에 대하여는 제1항 각 호와 동일한 방법으로 우측 상단의 여백에 별표 1의 표시방법에 따라 접수등록번호를 표기한다.

③ 제1항과 제2항에 따라 생산등록번호 또는 접수등록번호를 그 기록물에 표기하는 경우에는 규칙 제12조제3항에 따른 처리과 기관코드에 갈음하여 처리과명을 표기한다.

④ 제1항 및 제2항에도 불구하고 기록물 등록번호를 그 기록물에 표기할 수 없는 전자기록물의 경우에는 등록번호를 표기하는 대신 그 등록번호를 등록정보로 관리할 수 있다.

제5조(등록사항의 수정방법) 규칙 제12조제1항에 따라 관리하는 등록정보를 수정하고자 할 때에는 기록물관리책임자의 확인 하에 조치할 수 있으며 수정일자, 수정내용 및 수정사유 등을 전자적으로 관리하여야 한다.

제6조(기록물의 분류 및 편철시기) 규칙 제14조 및 규칙 제15조제1항에 따른 기록물의 분류 및 편철은 등록과 동시에 실시하여야 한다.

제7조(기록물철의 작성 및 등록정보의 관리) ① 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물철을 신규로 작성한 경우에는 전자기록생산시스템으로부터 별표 2의 기록물철 표지를 전산으로 출력하여 그 기록물철의 표지로 사용하여야 한다.

② 규칙 제15조제2항에 따라 관리하는 기록물철의 등록정보를 수정하고자 하는 경우에는 기록물관리책임자의 확인 하에 조치할 수 있으며 수정일자, 수정내용 및 수정사유 등을 전자적으로 관리하여야 한다.

제8조(일반문서류의 편철 및 관리) ① 처리과에서 업무가 진행 중에 있거나 또는 업무에 활용중인 일반문서류는 별표 3의 규격에 따른 진행문서파일에 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.

② 제1항에 따른 편철 시 기록물철의 맨 위에는 별표 2의 기록물철 표지를 놓고, 그 다음에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열하는 방법으로 편철한다.

③ 일반문서류의 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하되, 편철하여야 할 기록물의 양이 지나치게 많은 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하고, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호 안에 권 호수만 다르게 표시하여야 한다.

④ 제3항에 불구하고 소청․소송 및 회계관련 서류 등 종이문서 한 건의 양이 많아 분철시 이용(활용)에 상당한 지장을 초래하거나 기록물의 내용파악이 어려울 것으로 판단되는 경우 분철하지 않을 수 있다.

⑤ 처리완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 별표 4의 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립 또는 집게로 고정시킨 후 별표 5의 규격에 따른 보존상자에 단위과제별로 넣어 관리한다. <개정 2016․10․28>

(추 12)

⑥ 제5항에 따른 보존상자의 측면에는 별표 6의 보존상자 표지를 붙여야 한다.

제9조(카드류의 편철 및 관리) ① 카드류는 처리과에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 않은 상태로 카드보관함에 넣어 관리한다.

② 처리과에서 비치활용이 끝난 카드류는 별표 7의 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후 이를 보존상자에 넣어 관리한다.

③ 제2항에 따라 카드류를 보존봉투에 넣어 편철하는 경우에는 각 보존봉투의 맨 위에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 카드를 배열하여야 하며, 보존봉투당 카드의 편철량은 30건 이내로 함을 원칙으로 한다.

제10조(도면류의 편철 및 관리) ① 도면류는 기록물철 단위로 별표 8의 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리한다.

② 제1항에 따라 도면류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 도면을 배열하여야 하며, 보존봉투당 도면의 편철량은 30매 이내로 함을 원칙으로 한다.

③ 편철된 도면류의 보존봉투는 도면보관함에 편 상태로 눕혀서 관리한다.

제11조(사진․필름류의 편철 및 관리) ① 사진․필름류는 기록물철 단위로 그 사진․필름의 규격에 적합한 별표 9의 사진․필름류 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리한다.

② 제1항에 따라 사진․필름류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 기록물을 배열하여야 한다.

제12조(기록물철의 분류번호 표시) ① 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물은 기록물철의 표지, 보존상자 또는 보존봉투와 색인목록에 그 기록물철의 분류번호를 표시하여야 한다.

② 테이프․디스크․디스켓류의 기록물에 대하여는 본체와 보존상자에 적합한 규격으로 별표 10에 따른 분류번호 표시를 하여 그 기록물철의 분류번호를 표시하여야 한다.

③ 전자기록물로 구성되어 있는 기록물철의 분류번호는 해당 전자기록물철의 등록정보로 관리한다.

제13조(기록물의 정리) ① 규칙 제16조에 따른 기록물의 정리는 다음 각 호의 사항을 포함하여 실시한다.

1. 전자기록생산시스템에 등록되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락기록물을 추가로 등록한다.

2. 등록정보와 실제 기록물 상태가 일치되는지 여부를 확인하여 미비사항을 보완한다.

3. 접근권한, 공개여부, 비밀여부를 확인하여 해당 항목의 변경이 필요한 경우에는 등록정보를 수정한다.

4. 생산등록번호 또는 접수등록번호가 표시되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락된 기록물의 생산등록번호 또는 접수등록번호를 표기한다.

5. 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물의 경우 등록정보상의 쪽수와 실제기록물의 쪽수가 일치되는지 여부를 확인한 후 기록물철 단위의 면표시를 최종적으로 확정․표기한다.

6. 기록물철을 생산연도별․보존기간별로 구분하여 보존상자에 담는다. 이 경우 생산연도는 그 기록물철의 종료연도를 기준으로 한다.

7. 비치활용이 종료된 카드류를 보존봉투에 담아 이관할 수 있도록 편철․정리한다.

8. 그 밖에 기록물관리기관의 장이 정하는 기록물의 정리에 관한 사항을 행한다.

② 기록물관리기관의 장은 필요하다고 인정되는 경우 부서별 또는 처리과별로 기록물 정리일정을 달리하여 실시할 수 있다.

제3장 기록물관리

제14조(기록물관리책임자) ① 각 부서는 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 처리과별로 기록물관리책임자를 지정하여야 한다.

② 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다. <개정 2016․10․28>

1. 기록물 및 기록물철의 등록․관리에 관한 사항

2. 처리과별 기록관리기준표 작성․관리에 관한 사항

3. 단위과제별 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항

4. 기록물의 정리․보관 및 이관에 관한 사항

5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항

6. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항

제15조(기록관리기준표) ① 규칙 제17조제1항에 따른 기록관리기준표 작성시 비밀 관련 정보가 포함되어 있는 경우에는 자료의 작성은 서면으로 하고, 이와 관련된 사본의 예고문은 작성일부터 1개월이 지난 달의 말일에 파기하는 것으로 한다. <개정 2016․10․28>

② 처리과의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 규칙 제17조제2항에 따라 기록관리기준표 변경신청을 하여야 한다. 제4호 및 제5호에 해당하는 변경신청에 대하여는 기록물관리기관의 장이 재조정하여 승인할 수 있다. <개정 2016․10․28>

(추 12)

1. 처리과 기관코드만을 변경하는 경우

2. 직제개정 등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우

3. 단위과제를 폐지하는 경우

4. 단위과제를 신설하는 경우

5. 기록관리기준표의 일부 항목의 내용을 수정하고자 하는 경우

제16조(기록물 공개여부 구분표시) ① 규칙 제19조에 따른 기록물의 공개여부 구분표시는 “공개, 부분공개, 비공개” 중 하나를 선택하여 표시하여야 한다.

② 제1항 중 부분공개 또는 비공개의 경우에는 해당 정보를 “부분공개( )” 또는 “비공개( )”로 표시하고, ｢공공기관의 정보공개에 관한 법률｣ 제9조제1항 각 호의 번호 중 해당 번호를 괄호 안에 표시하여 함께 관리하여야 한다.

제17조(기록물의 이관목록 작성) 규칙 제24조제4항에 따른 기록물의 이관목록은 별지 제2호서식에 따른다.

제18조(기록물 이관시기의 연장) 규칙 제24조제2항에 따라 기록물의 이관시기를 연장하고자 하는 경우에는 기록물관리기관의 장에게 별지 제3호서식의 기록물이관시기 연장신청서를 제출하여야 한다.

제19조(기록물생산현황의 작성시기) 규칙 제25조에 따른 기록물 생산현황은 기록물의 정리가 완료되어 그 결과가 전자기록생산시스템의 등록정보에 반영된 후 작성하여야 한다.

제20조(기록물 수집계획 통지) 기록물관리기관의 장은 규칙 제27조제1항에 따라 수립한 기록물 수집계획에 따라 이관 3개월 전까지 각 부서에 그 기록물 수집일정 및 대상을 통보하여야 한다.

제21조(전자기록물의 기록매체 및 장치의 기준) 기록물관리기관의 장은 규칙 제28조에 따른 전자기록물의 저장․이관․백업․복원․보존 등을 위한 기록매체 및 장치는 다음 각 호의 일반 기준을 준수하여야 한다. <개정 2016․10․28>

1. 전자기록물을 정확하고 신뢰성 있게 수록 및 재생할 수 있어야 한다.

2. 전자기록물을 현재의 저장환경으로부터 새로운 저장환경으로 손상 없이 옮길 수 있어야 한다.

3. 동일한 매체로 복제본 제작이 가능하여야 한다.

4. 수록된 전자기록물을 임의 수정․삭제․위조․변조 등으로부터 보호할 수 있어야 한다.

제22조(보존매체 종류와 규격) 규칙 제31조에 따른 보존매체의 종류와 규격은 별표 11과 같다.

제23조(전자매체 수록) ① 기록물관리기관이 규칙 제31조에 따라 전자기록물을 전자매체에 수록하여 보존하고자 하는 경우에는 한 번 입력 후 삭제․수정 또는 재수록이 불가능한 형태의 보존매체를 사용함을 원칙으로 한다. <개정 2016․10․28>

② 기록물관리기관이 전자기록물을 전자매체에 수록하는 경우에는 그 보존매체 및 입력자료의 이상 유무를 검사한 후에 수록하여야 한다. <개정 2016․10․28>

③ 제2항에 따라 전자기록물을 전자매체로 옮겨 수록하는 때에는 별지 제4호서식의 전자매체 수록계획서를 작성하고 이에 따라 수록하여야 한다. 이 경우 전자매체는 공개구분 종류별로 구분하여 수록한다. <개정 2016․10․28>

④ 기록물관리기관에서 생산한 전자기록물이 수록된 전자매체와 그 보존용기에는 별표 12의 전자매체․마이크로필름 표지를 부착하여야 한다. <개정 2016․10․28>

제24조(마이크로필름의 제작) ① 기록물관리기관이 규칙 제31조에 따라 기록물을 마이크로필름에 수록하여 보존하고자 하는 때에는 별지 제5호서식의 마이크로필름 촬영계획서를 전산으로 작성하고, 이에 따라 촬영하여야 한다.

② 기록물관리기관이 마이크로필름으로 촬영하는 때에는 촬영 시작부분에 별표 13의 시작표지와 별지 제5호서식의 마이크로필름 촬영계획서를 삽입하고, 그 마이크로필름 촬영계획서상의 순서대로 기록물을 수록한 후 그 마이크로필름의 촬영이 끝나는 부분에 별표 13의 촬영끝 표지를 넣어야 하며 마이크로필름의 컷(cut)번호는 시작표지부터 부여한다.

③ 기록물관리기관은 촬영이 끝난 마이크로필름의 촬영상태를 검사하여야 하며, 촬영상태가 불량한 부분이 발견된 때에는 제1항 및 제2항에 따라 재촬영하여야 한다.

④ 기록물관리기관에서 생산한 마이크로필름과 그 보존용기에는 별표 12의 전자매체․마이크로필름 표지를 부착하여야 한다. <개정 2016․10․28>

⑤ 기록물이 수록된 마이크로필름의 원본은 시청각기록물 전용서고에 보존하고 열람 등에 사용하는 마이크로필름은 복제본을 제작하여 사용함을 원칙으로 한다.

제25조(서고 및 서가번호의 표시) 기록물관리기관의 장은 기록물을 관리하는 서고에는 서고번호와 서가번호를 표시하고 이를 등록하여 기록물의 보존위치를 식별할 수 있게 하여야 한다.

제26조(서고 관리책임자 지정) 기록물관리기관의 장은 서고별로 관리책임자를 지정하고, 그 관리책임자에 의하여 서고의 출입과 기록물의 입․출고가 통제되도록 하여야 한다.

제27조(기록물의 보존처리) ① 보존기간이 30년 이상인 기록물은 미생물과 해충에 의하여 손상이 발생되지 않도록 서고에 입고하기 전에 소독을 실시하여야 한다.

② 제1항에도 불구하고 기록물관리기관의 장은 기록물의 보존상태 및 보존환경 등을 점검하여 그 결과에 따라 소독 제외대상 기록물을 선별할 수 있다. 이 경우 기록물의 보존상태 및 보존환경에 대한 점검 기준, 점검 방식 및 점검 결과에 따른 소독 제외대상 기록물의 선별 기준 등은 기록물관리기관의 장이 정한다. <신설 2016․10․28>

③ 보존기간이 30년 이상인 종이류 기록물 중 산성화 정도가 수소이온농도(pH) 6.5 이하인 기록물은 탈산처리를 하여야 한다. <개정 2016․10․28>

④ 시청각기록물 및 행정박물은 안전한 보존 및 활용을 위하여 매체변환, 매체수록 등 필요한 조치를 취하여야 한다.

⑤ 기록물관리기관의 장은 제1항, 제3항 및 제4항에 따라 보존처리를 행하는 경우 별지 제6호서식의 기록물보존처리서를 작성하여야 한다. <개정 2016․10․28>

제28조(보존기록물의 점검) ① 규칙 제30조제3항에 따른 보존기록물에 대한 점검주기는 별표 14와 같다.

② 기록물관리기관의 장은 제1항에 따라 기록물이 정기적으로 점검될 수 있도록 별지 제7호서식의 기록물점검서를 작성하고, 이에 따라 기록물을 점검하여야 한다. <개정 2016․10․28>

③ 기록물관리기관의 장은 제2항에 따른 기록물점검 결과에 따라 복원 및 탈산처리 등 기록물 보존을 위하여 필요한 사후조치를 실시하여야 한다. <신설 2016․10․28>

제29조(보존기록물의 반출제한) ① 보존기간이 30년 이상인 기록물은 서고 외의 지역으로의 반출을 금함을 원칙으로 한다.

② 보존기간이 30년 이상인 기록물을 부득이한 사유로 서고 외의 지역으로 반출하고자 하는 때에는 그 서고를 관리하는 기록물관리기관의 장의 승인을 받은 별지 제8호서식의 기록물반출․반입서를 그 서고관리책임자에게 제출하여야 한다.

제30조(보존기록물의 원본열람) 보존기간이 30년 이상이고, 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물의 열람은 그 기록물이 수록된 보존매체를 사용하여야 하며, 부득이한 사유로 원본을 열람에 제공하는 때에는 기록물의 열람업무를 담당하는 자가 계속하여 입회하여야 한다.

제31조(기록물의 복원․복제) ① 규칙 제33조에 따라 기록물관리기관이 기록물 복원작업을 실시하는 때에는 별지 제9호서식에 따른 기록물복원처리서를 작성하여야 하며 복원작업과정을 기록으로 남겨 관리하여야 한다. 이 경우 기록물의 복원 전 형상을 보존매체에 수록하여 보존하여야 한다.

② 기록물을 전시하는 경우에는 복제본을 사용하는 것을 원칙으로 한다.

제32조(기록물 평가심의서) 기록물관리기관의 장이 규칙 제34조에 따라 기록물을 평가 및 폐기하고자 하는 때에는 별지 제10호서식에 따른 기록물평가심의서를 작성하고, 이에 따라 기록물을 폐기하여야 한다.

제35조의2(비공개 유형별 현황 서식) 법 제35조제4항 후단에 따라 공고하여야 하는 비공개로 재분류된 기록물의 비공개 유형별 현황은 별지 제13호의2서식에 따른다.

(추 5)

[본조신설 2013.3.15]

(추 5)

제33조(간행물 발간등록) ① 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제22조제1항에 따른 간행물의 발간등록번호부여의 신청서식은 별지 제11호서식과 같다.

② 기록물관리기관의 장은 부서에서 발간한 간행물 중 등록되지 않은 간행물이 발견되는 경우에는 이를 직접 등록하여 보존할 수 있다.

제34조(비밀기록물의 생산현황 통보) 규칙 제48조에 따른 비밀기록 생산․해제 및 재분류 현황 통보서식은 별지 제12호서식과 같다

제35조(정보통신망에 의한 열람신청) 규칙 제49조제4항에 따라 정보통신망으로 기록물을 열람하고자 하는 자는 별지 제13호서식의 정보통신망에 의한 열람신청서를 제출하여야 한다.

제35조의2(비공개 유형별 현황 서식) 법 제35조제4항 후단에 따라 공고하여야 하는 비공개로 재분류된 기록물의 비공개 유형별 현황은 별지 제13호의2서식에 따른다.

제36조(비공개기록물의 제한적 열람) 규칙 제50조제5항에 따른 열람신청서 및 재심의 요청서는 별지 제14호서식과 같다.

제37조(기록물 조사관의 신분증표) 법 제26조제2항에 따른 조사를 하는 공무원의 신분증표는 별지 제15호서식에 의한다.

제38조(민간기록물 위탁 및 회수) ① 규칙 제56조제1항에 따라 민간기록물을 위탁하고자 하는 경우에는 별지 제16호서식에 따른 위탁보존신청서를 제출하여야 하며, 기록물관리기관의 장은 별지 제17호서식에 따른 위탁기록물 확인서를 위탁자에게 발급한다.

② 규칙 제56조제3항에 따라 위탁기록물을 회수하고자 하는 경우에는 별지 제18호서식에 따른 위탁기록물회수요청서를 제출하여야 한다.

- 610-1-                             (추 5)

부칙

제1조(시행일) 이 내규는 2005년 3월 1일부터 시행한다.

제2조(종전의 사무용파일의 사용에 관한 경과조치) 각 부서는 별표 3의 규정에 불구하고 종전의 규정에 의한 사무용파일을 2005년 12월 31일까지 계속 사용할 수 있다. 다만, 보존기간이 20년이하인 기록물중 기록물의 특성상 종전의 규정에 의한 사무용파일의 사용이 필요하다고 인정되는 기록물에 대하여는 2006년 12월 31일까지 종전의 규정에 의한 사무용파일을 사용할 수 있다.

제3조(다른 내규의 폐지) 헌법재판소공문서분류및보존기간에관한내규는 이를 폐지한다.

제4조(다른 내규의 개정) 헌법재판소도서관리내규 제7조를 다음과 같이 한다.

제7조(문서의 보존) 제문서의 보존기간은 헌법재판소기록물관리규칙이 정하는 바에 의한다.

부칙<전부개정 2007․11․28>

제1조(시행일) 이 내규는 2007년 11월 28일부터 시행한다.

제2조(전자기록생산시스템 및 영구기록관리시스템에 대한 경과조치) 규칙 제3조제6호 및 제7호의 전자기록생산시스템 및 영구기록관리시스템과 관련된 사항은 이 시스템의 도입시까지는 종전의 전자문서시스템과 기록관리시스템에 의한다.

제3조(다른 법령의 개정) ‘헌법재판소사무관리규칙 시행내규’ 중 일부를 다음과 같이 개정한다.

제22조를 다음과 같이 한다.

문서를 생산한 때에는 ‘헌법재판소 기록물 관리 규칙 시행내규’ 제3조의 규정에 의하여 전자기록생산시스템에 등록하되, 내부결재문서인 경우에는  수신자란에 “내부결재”표시를 하여야 한다.

제25조제1항 중 “기록물등록대장의 기재사항“을 “헌법재판소 기록물 관리 규칙 시행내규 제3조의 규정에 의한 등록사항”으로 한다.

제29조제1항 중 “별지 제1호서식의 기록물등록대장에”를 “제3조의 규정에 의하여 전자기록생산시스템에”로 한다.

별지 제2호서식의 처리요령란의 제12호를 다음과 같이 한다

12. 공개구분 : 공개․부분공개․비공개로 구분하여 표시한다. 부분공개․비공개인 경우에는 ‘공공기관의 정보공개에 관한 법률’ 제9조제1항 각 호의 번호 중 해당 번호를 ( )안에 표시 한다.

별지 제5호서식의 비고란의 제3호를 다음과 같이 한다

3. 공개구분란 : 공개․부분공개․비공개로 구분하여 표시한다. 부분공개․비공개인 경우에는 ‘공공기관의 정보공개에 관한 법률’ 제9조제1항 각 호의 번호 중 해당 번호를 ( )안에 표시 한다.

부칙<2013․3․15>

이 내규는 2013년 4월 1일부터 시행한다.

부칙<2016․10․28>

(추 12)                           - 610-2 -

이 내규는 2016년 10월 28일부터 시행한다.

[별표 1]

등록번호의 표시방법(제4조 관련)

1. 생산등록번호

가. 문서․카드류․도면류 등 보통규격 이상의 기록물					나. 사진․필름․테이프․디스켓 등 소형 규격의 기록물
등록번호		↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ｜ ↓		↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓		등록	(등록번호)
등록일자							(등록일자)
처 리 과						←---------- 3.5㎝ -----------→
←----------- 5㎝ ------------→

2. 접수등록번호

가. 문서․카드류․도면류 등 보통규격 이상의 기록물					나. 사진․필름․테이프․디스켓 등 소형 규격의 기록물
접수번호		↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ｜ ↓		↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓		접수	(접수번호)
접수일시							(접수일시)
처 리 과						←---------- 3.5㎝ -----------→
←----------- 5㎝ ------------→

[별표 2]

기록물철 표지(제7조제1항 및 제8조제2항 관련)

9cm

처리과기관코드-단위업무번호-연도별일련번호

5cm

기록물철 제목

시작년도 ～ 끝년도

처리과

11cm × 5cm

210㎜×297㎜

(보존용지 1, 2종 70g/㎡)

비고 : A4외 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어 사용할 수 있음.

[별표 3] 진행문서파일(제8조제1항 관련)
1호 파일(판지파일)	(단위 : cm)
2호 파일(플라스틱파일)	(단위 : cm)

파일 안쪽면	(단위 : cm)
비고 : A4 외의 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어 사용할 수 있음

[별표 4]

보존용 표지(제8조제5항 관련)

210m×297m(중성지-무늬지 200g/㎡)

비 고 : A4 외의 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확        대한 규격을 만들어 사용할 수 있음.

[별표 5]

보존상자의 규격(제8조제5항 관련)

사시도

(중성판지 800g/m2이상, 두께 1㎜ 이상)

비 고 : A4 외의 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확        대한 규격을 만들어 사용할 수 있음.

[별표 6]

보존상자 표지(제8조제6항 관련)

↑ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ 7.5㎝ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ↓	상자번호		↑ 1.5㎝ ↓
	생산연도		↑ 1.5㎝ ↓
	생산기관		↑ 1.5㎝ ↓
	업무명		↑ ｜ ｜ ｜ 3.0㎝ ｜ ｜ ｜ ↓
	3㎝	6㎝

[별표 7]

카드류 보존봉투(제9조제2항 관련)

비 고 : A4외 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대          한 규격을 만들어 사용할 수 있음.

[별표 8]

도면류 보존봉투(제10조제1항 관련)

12

③손잡이         (단위 : cm)

분류번호표시

85

② 덮개                                                             85

20

120                           ①고정고리

(보존용 판지 800g/㎡ 이상, 두께 1mm 이상)

[참조] ① 무명실이 부착된 고정고리

② 중성용지 200g/m2의 덮개

③ 이동용 종이 손잡이

비고 : A4외 규격의 보존봉투는 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어 사용할 수 있음.

[별표 9]

사진 ․ 필름류 보존봉투(제11조제1항 관련)

분류번호표시

③

①                 [앞면]                                 [뒷면]

②                               (중성지 150g/㎡)

사진 ․ 필름크기별 봉투 규격        (단위 : cm)

사진․필름 종류	세로①	가로②	덮개③
5″× 7″이하 사진 원판, 35mm, 120mm 필름	15	21	13
8″× 10″이하 사진	27	22	4
8″× 10″이상 사진	동일재질로 크기에 맞추어 제작함

[별표 10]

테이프 ․ 디스크 ․ 디스켓류의 분류번호 표시방법(제12조제2항 관련)

가. 일반규격					나. 소형규격
2.5㎝	분류번호			1.5㎝	분류	(분류번호)
						(생산연도)
	생산연도
					3.5㎝
	처 리 과
	5㎝

[별표 11] <개정 2016․10․28>

(추 12)

보존매체의 종류와 규격(제22조 관련)

종류	마이크로필름	전자매체
규격	한국산업규격(KS)을 만족하는 안전필름	다음 각 호의 어느 하나의 규격을 충족하는 매체 1. 한국산업규격(KS) 2. 국제표준화기구(ISO) 또는 국제전기표준회의(IEC)가 정한 규격 3. 그 밖에 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 규격

[별표 12] <개정 2016․10․28>

전자매체․마이크로필름 표지(제23조제4항 및 제24조제4항 관련)

1. 전면 또는 윗부분				2. 후면 또는 아랫부분
제작번호		↑ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ↓		관리번호		↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓
제작일자				보관위치
제작기관				5㎝
5㎝

[별표 13]

마이크로필름의 촬영표시(제24조제2항 관련)

시 작 20 . . 마이크로필름 촬영기관		촬영증명서 이 마이크로필름은 원본기록물로부터 정사 촬영한 것임을 증명함. 20 . . 마이크로필름 촬영기관
		촬 영 끝

[별표 14]

보존기록물 점검주기(제28조 관련)

구 분		정수점검	상태점검
종이기록물	상태평가 1등급	2년	30년
	상태평가 2등급	2년	15년
	상태평가 3등급	2년	10년
시청각기록물	영화필름	2년	2년
	오디오․비디오	2년	3년
	사진․필름	2년	10년
전자기록물	보존매체	2년	5년
행정박물	금속, 석재, 플라스틱 재질	2년	30년
	종이, 목재, 섬유재질	2년	10년

[별지 제1호서식]

색  인  목  록

1. 일반문서류

기록물철 제목

분류번호 :                                      (생산연도 :         )

일련번호	일 자	등록번호	제 목	보낸 기관	받은 기관	쪽표시	전자문서 여 부	비 고

2. 도면․카드류

도면․카드 종류명

분류번호 :                                       (생산연도 :         )

일 련 번 호	등록번호	제 목		쪽표시	전자문서 여 부	비 고

3. 시청각기록물(사진․필름류)

기록물철 제목

분류번호 :                                       (생산연도 :         )

일 련 번 호	등록번호	제 목		사진 설명	사진 형태	비 고

4. 시청각기록물(오디오․영화․비디오류)

기록물철 제목

분류번호 :                                      (생산연도 :         )

일 련 번 호	등록번호	제 목	내 용 요 약	비 고

[별지 제2호서식]

이 관 목 록

1. 기록물철단위로 이관하는 기록물

기관명(처리과기관코드) :                          인계자 직급 및 성명 :

이  관  연  도 :                                  인수자 직급 및 성명 :

기록물철 분류번호	기록물철 제 목	수 량		기록물형태	비 고
		건 수	쪽 수*

2. 개별관리기록물(건)단위로 이관하는 기록물

기관명(처리과기관코드) :                          인계자 직급 및 성명 :

이  관  연  도 :                                  인수자 직급 및 성명 :

등록 번호	제 목	기록물 형 태	쪽수*	기록물철 분류번호	공개 구분	공개제한 쪽표시	비 고

* 종이기록물의 경우에만 기재함

[별지 제3호서식]

기록물이관시기 연장신청서

1. 기록물철의 이관을 연기하는 경우

기관명(처리과기관코드):

일 련 번 호	기록물철 분류번호	기록물철 제 목		생산연도	이관희망 연 도	연장사유

2. 개별관리기록물의 이관을 연기하는 경우

기관명(처리과기관코드):

일 련 번 호	등록번호	제 목		생산연도	이관희망 연 도	연장사유

[별지 제4호서식] <개정 2016․10․28>

전자매체 수록계획서

매체번호	수록일자	수록량	전체파일 크기	담당자	확인
분류번호	기 록 물 철 제 목			분 량	파일크기

[별지 제5호서식]

마이크로필름 촬영계획서

필름번호		촬영일자	사용필름		필름규격			촬영자		확인
분류번호 제 목	세 부 목 록			분량		촬영 위치			검사결과		확인
						시작	끝

[별지 제6호서식]

기록물보존처리서

제 호 (처리구분 : 일자 : )				담당자		확 인
일 련 번 호	분류번호	제 목	기록물 형 태		수량		비 고

[별지 제7호서식] <개정 2016․10․28>

기록물점검서

1. 기록물 정수점검서

정수점검서

제 호						점검일자	담당자	확 인
시스템 번호	관리 번호	철 제목	기록물 유형	소장 위치	보존 상자번호	육안 상태점검	점검목록 조치사항 (삭제·수정·추가·기타 등)	비고

2. 기록물 상태점검서

상태점검서

가. 종이류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )							점검일자		담당자		확 인
일련 번호	서고 번호	서가 번호	관리 번호	점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)
				파손	잉크 탈색	재질 변색		건조화		재질 오염		산성화
				( )	( )	( )		( )		( )		( )

나. 사진․필름류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )								점검일자		담당자		확 인
일련 번호	서고 번호	서가 번호	앨범 번호	관리 번호	점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)
					재질	파손	감광 유제층		긁힘 구겨짐		재질 오염		수침
					( )	( )	( )		( )		( )		( )

다. 오디오류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )									점검일자		담당자			확 인
일련 번호	서고 번호	서가 번호	관리 번호	점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)
				재질 칼라	수축 변형	부스 러짐	도포층 파 괴	오디오 신 호		잡음		파손	긁힘 구겨짐		재질 오염
				( )	( )	( )	( )	( )		( )		( )	( )		( )

라. 비디오․영화필름류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )									점검일자			담당자			확 인
일련 번호	서고 번호	서가 번호	관리 번호	점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)
				재질 칼라	수축 변형	부스 러짐	도포층 파 괴	잡음		파손	긁힘 구겨짐		재질 오염	오디오신호		영상 신호	제어 신호
				( )	( )	( )	( )	( )		( )	( )		( )	( )		( )	( )

마. 행정박물류

(추 12)

제 호 ( 기록물 형태 : )							점검일자		담당자		확 인
일련 번호	서고 번호	서가 번호	관리 번호	점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)
				재질	외관	변색		파손		재질 오염		그 밖에
				( )	( )	( )		( )		( )		( )

[별지 제8호서식]

기록물반출․반입서

1. 기록물철단위로 반출․반입하는 경우

제 호
구 분 (반출/반입)		일 자	반출/반입자 인적 사항					확 인
			소속기관명	직 급		성 명
반출기간			사 유
기 록 물 목 록
일련번호	분류번호		제 목		기록물형태		수 량		확인

2. 개별관리기록물(건)단위로 반출․반입하는 경우

제 호
구 분 (반출/반입)		일 자	반출/반입자 인적 사항						확 인
			소속기관명		직 급		성 명
반출기간			사 유
기 록 물 목 록
일련번호	등록번호			제 목		기록물형태		수 량		확인

[별지 제9호서식]

기록물복원처리서

담당자	확 인

제       호

일 련 번 호	복원위치			생 산 연 도	제 목	복원처리내용	작업자	비고
	분류번호	건번호	쪽수

[별지 제10호서식]

기록물평가심의서

기록물철 분류번호	생산 연도	기록물철 제목	보존 기간	보존기간 만료일	처리과		기록물관리전문요원		심의회 의견
					처리 의견	사유	평가의견	사유

[별지 제11호서식]<개정 2013․3․15>

(추 5)

간행물의 발간등록번호부여의 신청

1. 발간등록 시

제 목		신청일
발행기관		주관부서
발간주기		용 도
발간매체	1. 책자 2. 파일 3. 책자+파일 4. 그 밖의 매체
전 화		팩 스
※내용요약

2. 발간등록 후 등록내용 변경 시

발간등록번호 :		제 목 :
변 경 내 용
변경항목	변 경 전		변 경 후
제 목
발행기관
발간주기
※ 변경사유

[별지 제12호서식]<개정 2013․3․15>

(추 5)

비밀기록물 생산․해제 및 재분류 현황 통보

1. 연도별 비밀기록 생산․재분류․보유현황

			문서류			도면․카드류			시청각류			간행물
			건수			매수			건수			권수
			합계	전자	비전자	합계	전자	비전자	합계	아날로그	디지털	합계	전자	비전자
생산 현황	등급별	1급
		2급
		3급
	보존 기간별	1년․3년․5년
		10년
		30년․준영구․영구
	보호 기간별	5년 미만
		5년～10년
		10년～20년
		20년～30년
		30년 이상
		그 밖의 기간
재분류 현황 (일반 문서)	등급별	1급
		2급
		3급
	보존 기간별	1년․3년․5년
		10년
		30년․준영구․영구
	보호 기간별	5년 미만
		5년～10년
		10년～20년
		20년～30년
		30년 이상
		그 밖의 기간
재분류 현황 (등급,보존․보호기간 변경)	등급별	1급
		2급
		3급
	보존 기간별	1년․3년․5년
		10년
		30년․준영구․영구
	보호 기간별	5년 미만
		5년～10년
		10년～20년
		20년～30년
		30년 이상
		그 밖의 기간
보유 현황	등급별	1급
		2급
		3급
	보존 기간별	1년․3년․5년
		10년
		30년․준영구․영구
	보호 기간별	5년 미만
		5년～10년
		10년～20년
		20년～30년
		30년 이상
		그 밖의 기간

(앞 쪽)

*생산현황 및 재분류 현황은 전년도에 생산한 비밀기록물 원본 및 재분류 현황을 기재

*보유현황은 전년도까지 해당 기관에서 보유하고 있는 비밀기록물 원본의 누적 통계를 기재

2. 비밀기록물 유형별 생산현황(목록)                              (뒤 쪽)

① 문서류

생산연도

연번	식별 번호	생산 부서	제 목	면수	비밀 등급	보존 기간	보호 기간	구분

② 간행물

생산연도

연번	식별 번호	생산 부서	제 목	면수	비밀 등급	보존 기간	보호 기간	구분

③ 시청각류

생산연도

연번	식별 번호	생산 부서	제 목	면수	비밀 등급	보존 기간	보호 기간	구분

비 고

1. 식별번호란에는 비밀기록관리부 관리번호를 적는다.

2. 제목에 비밀 관련 정보가 포함되어 있으면 해당 정보를 삭제할 수 있다.

3. 면수란은 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물의 경우만 적는다.

4. 구분란은 “전자”와 “비전자” 중 어느 하나를 선택하여 적는다.

[별지 제13호서식]

정보통신망에 의한 열람신청서

1. 신청사항(신청자 작성)

( 일자 : )							접수	담당자	확 인
성 명		주민등록 번 호
주 소				연락처
직 업 (소속 및 직위)				연락처
열람대상 기 록 물
열람목적
열람기간			ID

2. 처리사항(처리기관 작성)

( 열람기간 : ～ )			결재
일 련 번 호	생산기관	형 태		공개등급			생산연도

[별지 제13호의2서식]<신설 2013.3.15>

(추 5)

비공개로 재분류된 기록물의 비공개 유형별 현황

재분류된비공개 총 건수	비공개 유형
	법령상 비밀․비공개(제1호)	국방 등 국익침해 (제2호)	국민의 생명 등 공익침해 (제3호)	재판관련 정보 등 (제4호)	공정한 업무수행 지장 등 (제5호)	개인사생활 침해 (제6호)	법인 등 영업상 비밀침해(제7호)	특정인의 이익․불이익 (제8호)

※ 비공개 유형은 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항의 비공개 사유로 하되, 동일 건에 비공개 사유가 2개 이상인 경우에는 주요 비공개 사유를 표기

[별지 제14호서식]<개정 2013․3․15., 2016․10․28>

(추 5)

(추 12)

1. 비공개기록물 제한적 열람신청서

* 접수번호와 접수일자는 신청인이 적지 않습니다.

접수번호

접수일자

처리기간

신청인

[ ]당사자

성명(기관ㆍ단체명)

주민등록번호

전화번호

주소

전자우편

[ ]대리인

성명(기관ㆍ단체명)

주민등록번호

전화번호

주소

전자우편

접수자

직급

성명

(서명 또는 인)

열람신청

기록물

신청목적

* 비공개 기록물 제한적 열람 청구 시 적은 목적 외의 용도로 그 정보를 사용할 경우에는 ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제51조제4호에 따라 3년 이하의 징역 또는 5백만원 이하의 벌금에 처할 수 있습니다.

년     월     일

신청인

(서명 또는 인)

대리인

(서명 또는 인)

헌법재판소기록물관리기관장  귀하

접 수 증

접수번호

신청인(기관ㆍ단체명)

접수자인

직급

성명                      (서명 또는 인)

귀하의 신청서는 위와 같이 접수되었습니다.

년      월      일

헌법재판소기록물관리기관장	직인

※ 제한적 열람의 처리와 관련하여 문의사항이 있으면 담당부서로 문의하여 주시기 바랍니다.

2. 비공개기록물 열람 재심의 요청서

(추 12)

* 접수번호와 접수일자는 신청인이 적지 않습니다.
접수번호		접수일자			처리기간
신청인	[ ]당사자	성명(기관ㆍ단체명)		주민등록번호		전화번호
		주소				우편번호
	[ ]대리인	성명(기관ㆍ단체명)		주민등록번호		전화번호
		주소				우편번호
접수자	직급			성 명 (서명 또는 인)
열람신청 기록물
재심의 요청취지 및 이유
* ｢헌법재판소 기록물 관리 규칙｣ 제50조제5항에 따른 귀 기관의 비공개 결정에 대하여 위와 같이 재심의를 요청합니다.
년 월 일
신청인			(서명 또는 인)
대리인			(서명 또는 인)
헌법재판소기록물관리기관장 귀하

접 수 증

접수번호

신청인(기관ㆍ단체명)

접수자인

직급

성명        (서명 또는 인)

귀하의 신청서는 위와 같이 접수되었습니다.

년       월       일

헌법재판소기록물관리기관장	직인

※ 제한적 열람의 처리와 관련하여 문의사항이 있으면 담당부서로 문의하여 주시기 바랍니다.

[별지 15호서식] <개정 2013․3․15., 2016․10․28>

(앞쪽)
제 호 기록물조사관 신분증
	사 진 3㎝×4㎝ (모자 벗은 상반신으로 뒤 그림 없이 6개월 이내에 촬영한 것)
	성 명 헌법재판소 기록물관리기관
60㎜×90㎜[백상지(150g/㎡)]

(뒤쪽)

기록물조사관 신분증

소속/직급:

성     명:

생년월일:

위 사람은 기록물조사관임을 증명합니다.

년     월    일

헌법재판소 기록물관리기관장	인

1. 이 증은 앞면에 기재된 사람에게만 유효합니다.

2. 이 증은 앞면에 적힌 신분에 변경이 있으면 즉시 반환하여야 합니다.

3. 이 증을 분실한 경우에는 즉시 신고하여야 합니다.

4. 이 증을 습득한 경우에는 가까운 우체통에 넣어 주십시오.

[별지 제16호서식]<개정 2013․3․15>

(추 5)

위탁보존신청서

접수번호		접수일자			처리기간
신청 기록물	기록물명			지정번호
	기록물 종류			수량 (권,점,개)
소유자	성명			생년월일
	주소 (전화번호 )
위탁 신청자	성명			생년월일
	주소 (전화번호 )
	소유자와의 관계
	위탁기간 년 월 일부터 년 월 일까지
	위탁 사유
위 기록물의 위탁보존을 신청합니다.
년 월 일
소유자			(서명 또는 인)
신청자			(서명 또는 인)
헌법재판소기록물관리기관장 귀하

[별지 제17호서식]<개정 2013․3․15>

(추 5)

위탁기록물확인서

보  존

기록물

기록물명

지정번호

기록물 종류

수량

(권,점,개)

위탁자

성명

생년월일

주소

(전화번호                     )

위탁기간    년   월   일부터     년   월   일까지

귀중한 기록물을 맡겨주셔서 감사합니다. 귀하(단체)에서 맡기신 지정 기록물을 소중히 보존․관리하겠습니다.

년  월  일

헌법재판소기록물관리기관장	직인

[별지 제18호서식]<개정 2013․3․15>

위탁기록물 회수요청서

신청 기록물	기록물명		지정번호
	기록물 종류		수량 (권,점,개)
	회수 사유
소유자	성명		생년월일
	주소 (전화번호 )
신청자	성명		생년월일
	주소 (전화번호 )
	소유자와의 관계
위 위탁기록물을 회수하고자 합니다.
년 월 일
소유자		(서명 또는 인)
신청자		(서명 또는 인)
헌법재판소기록물관리기관장 귀하